Każda firma, zarówno ta, która stawia swoje pierwsze kroki jak i ta, która istnieje już od wielu lat, a czasem pokoleń – buduje i utrwala swój wizerunek firmy na rynku oraz więź z klientem w różny sposób. Z pewnością jest wiele dróg, które można wybrać, aby uzyskać wyżej wymienione cele. Tematem tego artykułu jest organizacja eventów.
Co to jest event?
W tłumaczeniu z języka angielskiego event oznacza wydarzenie, natomiast dla branży eventowej jest to wydarzenie zaplanowane i zorganizowane pod kątem ściśle określonego celu. Ten cel zależy oczywiście od rodzaju wydarzenia, uczestników, miejsca, czasu i niezbędnych środków. Można tu wspomnieć także o definicji eventów z lat 90 – tych XX wieku opracowanej przez Donalda Getz i J.J. Goldblatt, którzy określili event jako coś niespotykanego, wyjątkowego, unikatowego, wykraczającego poza codzienne doświadczenia. Aczkolwiek pamiętajmy, wydarzenie to musimy właściwie zaplanować, a jego celem jest dostarczenie przeżyć i emocji w pozytywnym znaczeniu tych słów. Organizacja eventu pozwala na promowanie firmy, produktów lub usług. Pozwala też na budowanie trwałych relacji z konsumentami, wzbudza pozytywne emocje u swoich odbiorców.
Warunkiem jednak koniecznym, by spełnić zamierzone cele, to przeprowadzenie eventu w sposób atrakcyjny i niezapomniany dla swoich aktualnych klientów oraz tych potencjalnych.
Jak zrobić event, by przyniósł on oczekiwany rezultat?
Gdy zrodził się już pomysł w firmie o organizacji eventu i być może jego zarys w trakcie rozmów powstał, nie należy poprzestawać na tym. W przypadku organizacji eventu należy wiele elementów zaplanować, skoordynować w czasie, wybrać konieczne gadżety reklamowe, przeanalizować możliwości techniczne, logistyczne, tak wiele aspektów połączyć w jedno, by determinowały one nasz sukces eventowy.
Zanim przejdziemy do kwestii organizacyjnych, musimy się zastanowić jakim budżetem dysponujemy na organizację tego ważnego wydarzenia. Gdy znamy już nasze możliwości finansowe, czas na stworzenie planu! Scenariusza biznesowego, który poprowadzi nas przez całą organizację eventu jak po nitce do kłębka.
Co powinien zawierać scenariusz, by event był wyjątkowy?
Po pierwsze ważną istotą całego przedsięwzięcia jest jego cel, po co tak naprawdę organizujemy to wyjątkowe wydarzenie. Od niego zależy jego przebieg oraz zakres. Inny charakter będzie miał event do wypromowania nowej marki czy nowego produktu / usługi. Inny charakter eventu będzie w przypadku budowania relacji z klientami. A może event będzie z tytułu rocznicy działalności firmy lub święta branżowego. A może wydarzenie będzie miało na celu integrację działów w firmie lub też będzie to piknik rodzinny.
Grupa odbiorców
Kiedy obierzemy już cel eventu, musimy zastanowić się nad właściwą grupą odbiorców. Tak naprawdę to odbiorcy determinują sukces eventowy. Należy dotrzeć odpowiednimi środkami audiowizualnymi lub też specjalnie dobranymi treściami, konkursami czy gadżetami reklamowymi, by to wydarzenie zapadło na długo w pamięć.
Gdy cel i grupę odbiorców wpiszemy już w scenariusz eventowy – czas abyśmy zastanowili się nad właściwym terminem. Jeśli nasze wydarzenie jest np. związane ze świętem branżowym lub większym wydarzeniem ogólnokrajowym, czy nawet międzynarodowym, które mogłoby dotyczyć naszych odbiorców, należy koniecznie wziąć to pod uwagę przy wyborze daty.
Obok terminu, kolejny ważny punkt w naszym scenariuszu planowania eventu to miejsce. Powinniśmy dobrać je tak, by odpowiadało ono charakterowi naszego zdarzenia. Dodatkowo musimy dopasować je charakterem i stylistyką do naszych odbiorców. Niech to miejsce będzie wyjątkowe, niepowtarzalne, ale jednocześnie, aby dawało możliwości zorganizowania wszystkich zaplanowanych treści czy części rekreacyjnych, jeśli takie są przewidziane.
Program eventu
Kolejny etap przygotowań, to przeniesienie na papier wszystkich propozycji, możliwości oraz treści, które chcemy przekazać w trakcie eventu. Czas napisać program wydarzenia! Głównym punktem odniesienia przy jego układaniu powinien być temat naszego eventu.
Nie może jednak zabraknąć dodatkowych atrakcji, które powinniśmy dopasować do naszej grupy odbiorców. Ważne też, aby program wyróżniał
nasze wydarzenie na tle innych spotkań branżowych. Powinien być kreatywny, tak by jak najwięcej osób przyjęło zaproszenie. Dobrym pomysłem okaże się zaproszenie znanej, lubianej osobistości, artysty lub naukowca, który wygłosi wykład lub
przeprowadzi testy. Uświetnienie eventu w taki sposób w wielu przypadkach może okazać się strzałem w dziesiątkę. Podczas pisania scenariusza nie zapominajmy o tym, aby każdy szczegół dopracować. Chcemy przecież, aby całość tworzyła spójne i możliwe do realizacji przedsięwzięcie. Poszczególne punkty programu należy rozdzielić, tak by osoby w zespole wiedziały co jest do wykonania i na kiedy. Wówczas przychodzi czas na działanie, realizację scenariusza krok po kroku.
Jak poinformować o wydarzeniu odbiorców?
Gdy od strony planowania mamy ustalone wszystkie punkty, czas poinformować gości o planowanym evencie. Ale jak wypromować wydarzenie i dotrzeć do największego grona odbiorców?
Internet i poczta tradycyjna
W dzisiejszej dobie wszechobecnej cyberprzestrzeni na każdej płaszczyźnie zawodowej i prywatnej dobrym rozwiązaniem promowanie eventu będzie właśnie Internet. W pierwszej kolejności wysyłamy zaproszenia na event e-mailem, ale także za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Jest bowiem grono osób, które lubią otrzymywać informacje o zbliżających się wydarzeniach w sposób tradycyjny. Najważniejsze w przypadku poczty tradycyjnej lub elektronicznej, aby zaproszenia trafiły z odpowiednim wyprzedzeniem, by nasi goście mogli zapisać termin w kalendarzu i odpowiednio zaplanować ten czas.
Media społecznościowe i dedykowana strona internetowa
Oprócz wspomnianej poczty wszechobecne dziś są media społecznościowe. To właśnie za ich pomocą warto wypromować event, a dzięki temu podnieść też jego prestiż. Event można także wyróżnić tworząc dedykowaną stronę internetową. Możemy umieścić na niej niezbędne informacje takie jak: aktualności, program oraz to czy event jest płatny, czy bezpłatny. Zamieścimy na niej też dane kontaktowe, formularz kontaktowy czy galerie zdjęć z poprzednich eventów o podobnym charakterze. Na stronie może znaleźć się też zapowiedź ważnych gości lub nowości, przewodnik, raporty itp. Oczywiście te informacje mogą się znaleźć w zaproszeniu, we wpisach na social mediach, biuletynach, czasopismach, gazetach, publikacjach znanych i lubianych.
Patronat
Ciekawym pomysłem przy organizacji eventów jest patronat medialny lub władz miasta. Ten rodzaj promocji z sektora mass mediów lub władz rządowych pozwoli na podniesienie rangi planowanego wydarzenia. Podsumowując ten szeroki wachlarz możliwości promowania eventu, pozwala on dotrzeć do wielu grup społecznych. Wybór zależy tylko od charakteru eventu i grupy docelowej.
Nieprzewidziane sytuacje
Można powiedzieć, to chyba by było wszystko, ale jednak nie do końca. Pomimo tego, że event jest wydarzeniem planowanym, czasem mogą zdarzyć się sytuacje nieprzewidziane w naszym scenariuszu. Dlatego też trzeba być przygotowanym na takie sytuacje, by swoją kreatywnością lub kreatywnością zespołu zareagować w odpowiedni sposób. Jednak te punkty naszego scenariusza, jak np. menu, ewidencja gości, obsługa audiowizualna, treści przekazywane, konkursy, nagrody, bilety, kupony, vouchery, gadżety reklamowe, broszury, ulotki, musimy idealnie zgrać ze sobą. Musimy, po prostu rzecz ujmując, dopiąć je na ostatni guzik.
W naturze człowieka pozostaje skłonność do oceny, przypisywania poszczególnym zjawiskom cech i ocenianie ich w kategorii wyjątkowości lub beznadziejności. By nasz event był postrzegany w kategorii niesamowitego i niezapomnianego zdarzenia, by atrakcyjność eventu była taka, że odbiorca będzie spragniony kolejnych takich zdarzeń, musimy tak wiele aspektów zgrać: planowanie, realizowanie i koordynowanie wielu różnych działań. To duże przedsięwzięcie wymaga od nas wysiłku! Ale przy dobrze ułożonym scenariuszu oraz dobrej organizacji całego wydarzenie, stanie się ono opłacalnym dla naszego biznesu.
Sprawdź również
